貸会議室という多目的スペースでシンポジウムを開催する理由

貸会議室という多目的スペースでシンポジウムを開催する理由

貸会議室は、多目的スペースとして、ビジネスだけではなく、一般の人々の間にも既に定着しているサービスです。元々は、その名の通り「会議」で利用することが念頭に置かれたシンプルなスペースでしたが、近年は使途の多様化から、ハイテクシステムを備えた施設なども増えてきています。

ここ数年の間に、シンポジウムや各種学会の開催に適したスペースの需要が高まっています。これまでであれば、数百人規模のシンポジウムとなると、ホールクラスの大きな会場で行われることが普通でしたが、最近はこの規模のシンポジウムや学会でも貸会議室のスペースで開くことが可能になっています。

シンポジウムは、聴衆が参加することから、基本的にある程度の規模があるイベントになります。特定のテーマに精通した複数の専門家をパネリストとして迎え、研究結果の発表やディスカッションを行い、「今後どうすればいいのか」など、結論や次回につながるアイデアを搾り出すことが目的です。聴衆が質疑応答に参加できる場合もあり、活発な議論が行われ、盛り上がるシンポジウムは少なくありません。

ある程度の規模となるイベントのため、貸会議室で開催できるのか疑問に感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、最近の貸会議室は「すごい」のです。






 

貸会議室の「すごい」ところ





一昔前のシンポジウムというと、決まり切った形の討論会というイメージがありますが、最近は活発な議論を促進するために、さまざまなアイデアを取り入れた「おもしろいシンポジウム」が開かれているようです。その「おもしろいシンポジウム」を支えるのは、ハイテクなどのシステムです。

最近、貸会議室に備えられている設備は侮れません。遠隔地をインターネットで結ぶリモート会議。タブレット端末を活用して、指1本で照明やボリュームをコントロールするシステム。聴衆を含む参加者全員がインターネットを使用することのできるWi-Fi完備の会場。そして、国際的なシンポジウムも開催可能な同時通訳システム。貸会議室とはいえ、専用カンファレンスホール顔負けのハイテクを装備したスペースが増えているのです。







 

豊富なスペースのバリエーション





貸会議室は「スペースの宝庫」とでもいうべき場所で、大小さまざまな部屋がそろっています。そのため、会議やシンポジウムの規模に合わせて部屋を選ぶことが可能になっています。

大小さまざまな部屋がそろっているということは、特にシンポジウムなどの大規模なイベントを開催する際、とても便利です。大きなイベントでは、数百人を収容できる規模の部屋をメインホールに設定し、小さめの部屋では分科会や、より専門的な議論をするなどの使い分けが可能になります。もちろん、パネリストの控え室を用意することもできます。

イベント終了後の立食パーティーなども、同じフロア内の別部屋にセッティングするなど、アイデア次第で便利な使い方ができることは、スペースの宝庫である貸会議室の大きな魅力でしょう。







 

シンポジウムの進行を助けるオプショナルサービス




貸会議室には、会議やシンポジウムの進行をスムースにするためのオプショナルサービスを提供しているところがあります。備品の手配はもちろんのこと、同時通訳など、国際的な会議やシンポジウムには欠かせないサービスを提供している貸会議室もあります。

また、ランチタイムや会合終了後の懇親会等を開催する際に欠かせないケータリングサービスも提供しています。イベントの規模やスタイルに合わせて、オーダーメイドのパーティーを開催することができますので、コーディネーターと相談の上、ぜひ利用してみてください。印象的なイベントにするためにとても有効なプランとなります。

インターネット接続の有無は、国際会議やシンポジウムといったイベントの成功を左右します。他の会場とインターネット回線で結び、パネリストとして参加してもらうことも可能になりますし、インターネットを利用して、聴衆にアンケートを採るといったことも可能になります。さらに、出席者の利便性を考えても、フリーで使えるWi-Fiは欠かせない設備となるでしょう。







 

最高のロケーション



貸会議室は東京や大阪、名古屋、横浜といった大都市の中心部という、最高に便利なロケーションにあります。これは貸会議室がオフィスビルの空きスペースを活用する形で成長してきたことが大きく影響しています。

シンポジウムの開催にあたり、集客はイベントの成功を左右する重要な要素となります。大都市、それもJR・私鉄の主要駅からわかりやすく徒歩圏内というロケーションの会場であれば、聴衆を呼び込みやすいと言えるでしょう。








 

最高の機材と備品



シンポジウムなど、少し規模の大きいイベントを開催する際は、多くの機材や備品を使うことになるでしょう。ラップトップコンピュータや資料などは持ち込むとしても、その他にもプロジェクターやホワイトボード、マイクなどがなければ、イベントのスムースな開催は難しいでしょう。

通常、椅子やテーブルは、収容人数以上使用しない限りはレンタル料に含まれています。マイクやプロジェクター、ディスプレイ、レーザーポインターなど、プレゼンテーション等で必要な機器については、追加料金でレンタルすることが可能です。また、Wi-Fiが利用できる場合でも、有線のLAN接続を使用したい場合は、追加料金を払った上で利用する場合が多いようです。







 

コーディネーター常駐の貸会議室を選ぶ



いくら最新設備が整った貸会議室でも、その設備を使いこなせないのではお話になりません。シンポジウムを成功に導くためには、会議やセミナーなどのイベントをコーディネートする専任スタッフが常駐する貸会議室を選びましょう。コーディネーターは、スペースの予約からイベントの進行予定の確認、その後はイベント開催当日までサポートにあたってくれます。イベントの最中に機材などにトラブルが発生した場合でも、コーディネーターが対処してくれます。

初めてシンポジウム等のイベントを運営する担当者様にとっても、スペースのレイアウトなどの提案から予約、開催当日のサポートまですべてをこなしてくれるコーディネーターの存在は、頼りがいがあります。

特に初めてシンポジウムなどのイベントを開催することになった場合、シンポジウムには欠かせない聴衆を集める方法や、イベントへ向けての準備など分からないことは多いものです。また、開催当日に不測の事態が発生することもあります。イベントの担当者にとって、不安はつきものなのです。

コーディネーターが常駐している貸会議室では、イベント開催のノウハウを積み重ね、我々利用者にフィードバックしてくれます。これだけでもイベント担当者の負担や不安は大きく緩和されます。コーディネーターが常駐している貸会議室を選ばない理由はありません。







 

進化を続ける貸会議室ぶ



貸会議室は、スペースそのものも多様化が進んでいますが、設備も大幅な進歩を遂げています。多目的に使われることから、そのニーズに合った形で常に進化を続けることは、貸会議室の役割でもあります。

シンポジウムは、ある程度多くの人数が集まることが想定されるイベントですが、最近の貸会議室の中には、「室」とはもはや呼ぶことのできない人数を収容することのできるスペースもあります。シンポジウムの開催場所に貸会議室を考える事は、もはや当然の流れです。





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